پایگاه خبری خرد و کلان پایگاه خبری خرد و کلان، تازه ترین اخبار حوزه بانک و بیمه و تحلیل ها و گزارش های جدید در این بخش ها را منتشر می کند.
مفهوم بودجه اغلب با درآمد یا میزان پولی که یک موسسه یا سازمان در اختیار دارد، یکسان تلقی می گردد اما جالب است بدانیم که بودجه نوعی برنامه است؛ برنامهای که دخل و خرج سازمان ها و موسسات را مدیریت میکند. علم بودجه بندی در طی زمان متحول شده و اکنون سازمان ها در تلاشند تا برای بهبود بهره وری از روش های مدرن و پیشرفته بودجه ریزی مانند بودجه ریزی عملیاتی استفاده کنند.
به گزارش پایگاه خبری خرد و کلان، به دلیل مزایای بودجه ریزی با نگرش عملیاتی، این نوع بودجه بندی در بسیاری از کشورهای توسعه یافته و سازمان های پیشرو متداول شده است. با توجه به روند رو به رشد رویکرد سازمان ها به روش های نوین بودجه ریزی، گفت و گویی را با ابراهیم باقی محقق و مدرس دانشگاه در حوزه حسابداری، مهندسی مالی و بودجه ریزی انجام داده ایم که در ادامه می خوانید:
• بودجه ریزی در سازمان ها و موسسات پولی و مالی چه اهمیتی دارد؟ آیا بودجه ریزی در چنین موسساتی را می توان با اهداف استراتژیک آنها پیوند داد؟
سازمان ها و موسسات پولی و مالی با توجه به محدودیت در آمد خود و برای گسترش سطح خدمات و توسعه فعالیتها ناگزیر به تغییر رویکردهای نظامهای برنامه وبودجهای هستند.
بر این اساس و به منظور افزایش بهرهوری و استقرار نظام کنترل نتیجه و محصول (ستانده) و کنترل مراحل انجام کار و یا هردو و نیز جلوگیری از تمرکز تصمیمگیری و اعطای اختیارات لازم به مدیران برای اداره واحدهای تحت سرپرستی با انعقاد تفاهم نامه بودجهای با مدیران واحدهای مجری و براساس حجم فعالیتها و خدمات وقیمت تمام شده می توانند تخصیص اهداف استراتژیک وبلند مدت را به اهداف عملیاتی سالانه ونیز به هزینههای مربوط به دستیابی به این اهداف پیوند بزنند.
• در خصوص روش های نوین بودجه ریزی مانند بودجه ریزی عملیاتی و روند تکاملی بودجه ریزی در سازمان ها توضیح دهید.
بنا به تعریف، بودجه ریزی بر مبنای عملکرد، فرآیند مرتبط ساختن هزینه ها و نتایج است. بودجهریزی بر مبنای عملکرد نوعی سیستم برنامهریزی، بودجهریزی و مدیریت عملکرد است که بر رابطه بودجه هـزینه شده و نتایج مورد انتـظار تأکید میورزد.
به طور کلی بودجه ریزی بر مبنای عملکرد در دو دوره زمانی مطرح گردیده است، بودجه ریزی بر مبنای عملکرد دوره اول، که به بودجه ریزی عملیاتی مشهور بود، در مقایسه با بودجه ریزی عملیاتی اصلاحی دوره دوم، که تحت عنوان بودجه ریزی بر مبنای عملکرد، که مجددا در دهه ۱۹۹۰ احیاء شد.
بودجه ریزی در این دو دوره از سه جنبه عمده تفاوت دارد؛ اول اینکه بودجه ریزی عملیاتی دوره اول، مشارکت ذینفعان سازمان را نادیده می¬گرفت و این امر به نوبه خود منجر به مقاومت سازمانی در برابر شکل های جدید بودجه ریزی می گردید، در حالی که، سیستم بودجه ریزی بر مبنای عملکرد جدید مستلزم ارتباطات مستمر میان ذینفعان در مورد هدف، فلسفه و معیارهای عملکرد سازمانی است. دوم اینکه سیستم بودجه ریزی جدید با توانمندسازی مدیران و عدم تمرکز همراه است.
مدیران توانمند، اختیار عمل بیشتری در تخصیص منابع به برنامهها و مدیریت پرسنل همراه با کاغذ بازی کمتر خواهند داشت. در سیستم بودجه ریزی جدید، مدیران به جای اینکه در قبال مقررات و رویه ها مسئول باشند، در برابر نتایج، محصولات وخدمات، مسئول و پاسخگو هستند و اینکه سوم بودجه ریزی سنتی بر ستانده های مستقیم سازمان تمرکز میکرد، در حالی که بنا بر نظر مایکسل (Mikesell) بودجه ریزی برمبنای عملکرد در تلاش است تا پیامدهای سازمانی را اندازه گیری کند. معیارهای پیامد، کیفیت را در نظر می گیرند در حالی که معیارهای ستانده فقط به کمیت می پردازند.
• اهداف کلی مد نظر در اجرای روش های مدرن بودجه ریزی چیست؟
نهادینه کردن نظام تصمیم گیری بودجه ای در سازمان ها
ایجاد هماهنگی و ارتباط بین سیستم بودجه ای و نتایج عملکرد سیستم های مالی، برنامه ریزی ، سازمانی ، عملکردی و….
ارائه مبنای صحیح برای اتخاذ تصمیم درخصوص تخصیص منابع
بهبود فرآیند پیش بینی منابع و مصارف
بهبود وضعیت تخصیص منابع و هزینه کرد مصارف درچارچوب اهداف ، برنامه ها و …
برقراری ارتباط شفاف بین بودجه هزینه شده و نتایج بدست آمده
به حداقل رساندن انحراف از بودجه
طراحی نظام اطلاعات بودجه ریزی بر مبنای عملکرد و گزارش های حسابداری و مدیریت
ارائه مبنایی برای پاسخگویی بیشتر در قبال استفاده از منابع
ارائه مشوق هایی برای مدیریت عملکرد آینده نگار بر مبنای بهبود مستمر
مقایسه عملکرد واحدهای مختلف سازمان و مدیران برنامه ها
افزایش اعتماد عمومی به توانایی سازمان در تحقق اهداف و ارایه خدمات بهینه
• ضرورت اجرای بودجه ریزی عملیاتی در سازمان ها چیست و برای پاسخ به کدام نیازمندی به اجرای این کار احتیاج است؟
با توجه به هدفگذاری موسسات مالی به منظور کسب سود از طریق ارایه خدمات مالی به مشتریان، لازم است قیمت تمام شده خدمات مورد محاسبه قرار گیرد. بدین منظور لازم است فعالیتهای مورد نیاز برای ارایه هر کدام از خدمات شناسایی شده و هزینه مستقیم و غیرمستقیم آن تعیین گردد. یکی از روشهای دستیابی به این مهم از طریق گذار از بودجهریزی سنتی به بودجهریزی عملیاتی است.
از طرف دیگر در سیستم بودجهریزی سنتی با ملاحظه ارقام و اطلاعات مندرج در سند بودجه، تشخیص اینکه سازمان چه اعمالی را انجام میدهد و در قبال پولی که خرج میشود چه نتایجی را به دست میآورد، نشان داده نمیشود. از اینرو مبنای صحیحی برای مدیریت موثر بحساب نمیآید. زیرا طبقهبندی مخارج و بررسی آن بر حسب مواد هزینه و واحدهای زیرمجموعه سازمان نمایانگر اهداف مالی و اقتصادی از محل این مخارج و یا نوع فعالیتهای سازمان در رابطه با عواملی که به عنوان هزینه بکار گرفته شده، نیست.
• با بودجه ریزی برمبنای عملکرد چگونه به نیازمندی اشاره شده پاسخ داده میشود؟
جدیدترین رویکرد بودجهریزی، نظام بودجهریزی عملیاتی است. این سیستمی از بودجه ریزی است که ارایه دهنده منابع مورد نیاز برای دستیابی به اهداف کوتاه مدت و بلند مدت و نیز هزینه برنامه ها وفعالیت های مرتبط پیشنهاد شده برای دستیابی به اهداف مذکور و ستانده ها و یا خدماتی است که در لوای هر برنامه باید تولید یا ارایه گردد.
بدین صورت امکان محاسبه هزینه تمام شده برای خدمات بانک موجود بوده و با توجه به سود مورد انتظار، امکان تصمیمگیری در خصوص هزینه ارایه خدمات به مشتریان، برای مدیریت ارشد سازمان ایجاد میشود. در این روش به منظور پاسخ به نیازهای مطرح شده، سیستمی برای محاسبه هزینه تمام شده محصولات موسسه مالی و توامان سیستمی برای بودجهریزی هدف محور در آن سازمان ایجاد خواهد شد. بر این اساس و پس از بررسی رویکردهای بودجهریزی عملیاتی، چارچوب بودجهریزی بر مبنای فعالیت به عنوان روش پیادهسازی انتخاب می شود.
قابل ذکر است با اجرای بودجه ریزی عملیاتی نوعی سیستم برنامه ریزی و هزینه یابی و ارزیابی که بر رابطه بودجه هزینه شده و نتایج مورد انتظارتاکید دارد، استقرار مییابد. همچنین در چارچوب بودجهریزی عملیاتی بخش های مختلف سازمان براساس استانداردهای مشخصی تحت عنوان شاخص های عملکرد پاسخگو هستند و مدیران در تعیین شیوه نیل به نتایج از اختیار عمل بیشتری برخوردارند. از طرف دیگر در چارچوب چنین شیوه ای امکان مشارکت ذینفعان در قالب برنامه های راهبردی و اولویت های هزینهای و ارزیابی عملکرد فراهم میگردد.
• منافع حاصل از بودجه ریزی برمبنای عملکرد برای یک سازمان چیست؟
بهبود فرآیند پیشبینی منابع و مصارف در مرحله بررسی و پیشنهاد برنامه و بودجه
ایجاد هماهنگی و ارتباط بین سیستم مالی و سیستم بودجهای
ارایه مبنای صحیح برای اتخاذ تصمیم در خصوص تخصیص منابع
کمینه نمودن انحراف از بودجه از طریق بهبود مکانیزمهای نظارت و کنترل قبل، حین و پس از اجرای بودجه
بهبود وضعیت تخصیص منابع و هزینهکرد مصارف در چارچوب اهداف و برنامههای ملی در مرحله اجرای برنامه و بودجه
• در خصوص متدولوژی و روش انجام فرایند بودجه ریزی عملیاتی توضیح دهید.
بطور کلی در یک تقسیم بندی و سازمان دهی می توان در راستای پیاده سازی امور مربوط به حسابداری مدیریت و اجرای بهینه و جامع بودجه ریزی به چهار بخش عمده به شرح ذیل اشاره نمود:
قیمت تمام شده(Costing)؛ مدیریت هزینه (Management cost)؛ برنامه و بودجه Budgeting ) Planning &) و تفاهمنامه عملکرد ( Performance agreement).
در بخش اول که در خصوص قیمت تمام شده (Costing ) است ، موارد زیر مورد بررسی قرار می گیرند:
بازنگری و بهروزرسانی فعالیتها و سنجه فعالیت ها
احصا و صحت سنجی و تایید فعالیتها (صف و ستاد)
تهیه و ابلاغ راهنما و دستورالعملهای مربوطه
آموزش به مدیران ادارات و واحدها
تعیین مدت زمان اجرای فعالیتها
بازنگری و اصلاح زمانسنجی
تهیه و ارائه گزارشات
تهیه اطلاعات پایهای درختواره حسابها و اطلاعات مالی
انتساب فعالیتهای کلیدی به محصول
انتساب محصول به برنامه و اهداف
اندازه گیری بهای تمام شده منابع در راه انجام فعالیت های اصلی(کلیدی)
محاسبه و تهیه گزارش قیمت تمام شده
تحلیل گزارش و تعیین و پیش بینی نیازمندی های آینده در قیمت تمام شده
بخش دوم که در خصوص مدیریت هزینه (Management Cost) است نیز شامل مباحث زیر است:
تشخیص و حذف اقلامی از هزینه که ارزش افزوده ایجاد نمی کنند.
تعیین کارایی و اثربخشی فعالیت های اصلی انجام شده در واحدهای سازمان
تشخیص و ارزیابی فعالیت های جدیدی که می تواند عملکرد آینده را بهبود بخشد
ارایه گزارش تغییر روش در انجام فعالیت ها و بهبود فعالیت ها (None value added) جهت تصمیم گیری مدیران
تولید و تحلیل اطلاعات مدیریتی – مالی و غیر مالی شفاف برای مراجع تصمیم گیری
تولید و تحلیل گزارش های اطلاعات مالی و غیر مالی صرفه جویی حاصل از واگذاری ها و …
ارایه گزارش بازخوردهای مالی و غیر مالی به بخشهای مختلف سازمان جهت تصمیم گیری مدیران
ارایه گزارش تعیین تعرفه های مورد نیاز جهت تصمیم گیری مدیران
ارایه گزارش بهبود وضعیت مالی واحدها جهت تصمیم گیری مدیران
کشف روابط علی و معلولی اطلاعات جهت تصمیم گیری مدیران
تهیه گزارشات متنوع مدیریتی به منظور مدیریت هزینه ها و کاهش قیمت تمام شده با هدف افزایش کارایی، اثربخشی و صرفه اقتصادی
در بخش سوم یعنی برنامه و بودجه Budgeting ) Planning &) مسائل زیر مورد بررسی و تحلیل قرار می گیرند:
پیشبینی برنامهها و کمیتهای غیرمالی دوره آتی
تعیین قیمتهای واقعی واحد سنجهها در سطح هزینه فعالیت و برنامه
تعیین نرخ مورد انتظار سنجهها در سطح هزینه فعالیت و برنامه برای دوره آتی
بررسی میزان بودجه برنامهها و پروژهها
تدوین سناریوهای متفاوت بودجه بندی برای سال آتی بر اساس مدل سازی با محرک منابع فعالیت ها و محرک فعالیت ها و …
ثبت اطلاعات و تغییرات و تهیه گزارش بودجه
تهیه گزارش اعتبارات برنامه ها و فعالیت ها به تفکیک واحدهای مجری
تولید اطلاعات مورد نیاز تفاهم نامه و پاسخگویی مالی
و در نهایت در بخش چهارم یا تفاهمنامه عملکرد( Performance agreement ) موارد زیر در نظر گرفته می شوند:
مدیریت عملکرد ( Performance management )
تدوین اصول و مفاهیم و جداول تفاهمنامه واحدها
انعقاد تفاهمنامه با همه مدیران واحدها
بررسی و انجام کنترل و حسابرسی مفاد تفاهمنامه
تهیه گزارشات انحرافی و عملکردی (Gap analysis)
ارایه برنامه های انگیزشی
کنترل اجرای برنامه های استراتژیک
کنترل اجرای برنامه بهبود فعالیت ها
کنترل اجرای بهبود وضعیت مالی
تحلیل گزارشات خروجی
ارایه گزارشات و برنامه های تصمیم ساز و آینده نگر
گزارش عملکرد دوره ای به تفکیک واحدها
